السجلات الكشفية الأهمية و الأنواع.
======================
أهمية السجلات الكشفية
١- تعليم الكشافين الدقة و التنظيم .
٢- التطبيق الكامل لخطة العمل و الأنشطة دون نسيان او نقص .
٣- المحافظة على الأدوات و المواد التي في عهدة الطليعة او الفرقة .
٤-المساهمة في تنفيذ التخطيط المسبق من أجل تحقيق الاهداف .
٥- تقاسم المسؤليات و مهام العمل واعتماد الكشافين على أنفسهم في التدوين و المحافظة على السجلات المناطة بهم .
٦- توثيق النشاطات المنجزة والتي في طور الإنجاز.
٧- حصر المعلومات و جمعها و جعلها تحت اليد من أجل سهولة الوصول إليها عند الحاجة
٨- السجلات تعتبر ارشيفاً متكاملاً عن الفرقة و كل ما يخصها و هي تسهل و تختصر الكثير عند تسلمها من قائد لقائد جديد للفرقة .
طبيعة السجلات /
============
يجب أن تكون السجلات ذات تصميم بسيط و غير معقد ،
مرتبة تجمع المعلومات المهمة دون الإسهاب و الزيادة كي تكون غير مملة و غير متعبة أثناء ملئ المعلومات و لا تتطلب الكثير من العناء و الوقت من أجل إنجازها،
انواع السجلات
==========:-
نظراً لأن السجلات توضع من أجل الاحتفاظ بالمعلومات المهمة و التي تخص احد الجوانب للفرق الكشفية فيمكن أن تزيد او تقل و حسب ماتحتاجه الفرقة و طبقاً لما تحتاجه لجمع معلومات معينة و يتطلب استحداث سجل جديد، لكننا سنتطرق للسجلات الرئيسية و المهمة .
يمكن تقسيم السجلات لنوعين
١- سجلات او ملفات الحفظ .
٢- سجلات .
اولاً / سجلات (ملفات) الحفظ :
====================
الغاية منها حفظ كل ما يتعلق بالطليعة او الفرقة من كتب صادرة او واردة و مخاطبات قائد الفرقة إلى الجهات التي يحق له مخاطبتها و موافقات أولياء الأمور و لحفظ ملف الانشطة العامة التي تم تنفيذها من أجل الرجوع إليها إن تطلب الأمر مع أرشيف صوري لتلك الأنشطة و كل ما يتعلق بعمل أفراد الفرقة .
ثانياً / السجلات
===========:
وهي تقسم ايضاً لسجلات تخص الطليعة و سجلات تخص الفرقة
أ // سجلات الطليعة
===============
١- سجل الطليعة / يدون فيه معلومات كاملة عن أفراد الطليعة و عناوينهم و هواتفهم و غيرها من المعلومات التي قد يحتاجها العريف للوصول إليهم
٢- سجل النشاط الكشفي / ويدون فيه كل إنجازات الطليعة و مشاركاتها في المخيمات و الرحلات الخلوية و الأعمال التطوعية و غيرها .
٣- السجل المالي / تدون فيه المعلومات المتعلقة بصرفيات و نثريات الطليعة و حصر كل الحسابات المالية لأنشطة الطليعة التي تتطلب ذلك مع الاحتفاظ بالوصولات الخاصة بالصرف وغيرها.
٤- سجل العهدة / وتثبت فيه وتدون كل ما بعهدة الطليعة من أدوات مختلفة و مواد معينة عائدة إلى الفرقة او المخيم .
٥- سجل الاجتماعات / و يستخدم لتدوين الاجتماعات الخاصة بالطليعة والتي يثبت فيه جدول أعمال الاجتماع و التوصيات و مناقشة الامور التي تم تنفيذها و يثبت فيه عدد الحضور و الوقت و مكان الاجتماع .
ب سجلات الفرقة //
============== و التي تكون اكثر شمولية و أهمية لأنها تخص الفرقة ككل
١- سجل الفرقة الكشفية //
و تدون فيه معلومات كافية ووافية عن كل فرد من أفراد الفرقة الكشفية مع صورة له ، و رتبته و اسم طليعته.
٢- سجل النشاط الكشفي // وعمله نفس عمل سجل النشاط الخاص بالطليعة و الذي ذكرناه سابقاً لكن بما يخص انشطة الفرقة بكل طلائعها و وفق الاهداف العامة و الخطة الموضوعة للفرقة وبرنامج عملها .
٣- سجل الصادر و الوارد // يدون فيه ( أرقام وتواريخ الكتب ) الصادرة و الواردة و نسخ من مخاطبات القائد مع تثبيت رقمها التسلسلي من أجل سهولة الوصول إليها بعد حفظها في ملف الحفظ .
٤- السجل المالي //و كما ذكرنا ايضاً في اعلاه بما يخص السجل المالي للطليعة لكن هنا سيكون تدوين المعلومات المالية بما يخص الفرقة كاملة .
٥-سجل التقدم الشخصي لأفراد الفرقة // هذا السجل يكون خاص بكل فرد من أفراد الفرقة يدون فيه القائد المعلومات عن تنفيذ الكشاف و إحرازه لبعض المتطلبات المعرفية و الدينية و الخدمية وغيرها و التي يؤهله احرازها لتقدمه لمرحلة اخرى و الذي ينتقل لها الكشاف مع هذا السجل الذي يعتبر ارشيفاً توثيقياً لحياة الفرد الكشفية وانجازاته .
٦- سجل العهدة // و الذي تدون فيه كل ممتلكات الفرقة من مواد و أدوات عهدت بها إلى الفرقة من الجهات الكشفية العليا مع تبيان نوع تلك الأدوات و تاريخ دخولها العمل وتاريخ انتهائها إن كانت استهلاكية.
٧- سجل إجتماعات الفرقة // من أهم السجلات حيث تسجل فيه الاجتماعات و الجداول و الخطوط العامة لعمل الفرقة و أهدافها و أنشطتها بما يسهم في التنفيذ الأمثل لتلك البرامج وفق المقررات التي تنتج عنها و عن المدة الزمنية لتنفيذها ، و يدون فيه ايضا معلومات عن الاجتماع عن الحضور وعن مكان و تاريخ إقامة الاجتماع و برئاسة من .
٨- سجل مجلس الشرف // وواضح من اسمه انه يخص مجلس شرف الفرقة و الذي يشمل القائد و العريف الاول و عرفاء طلائع الفرقة و تدون فيه برامج الاجتماعات الخاصة بمجلس الشرف و المقرارات و التوصيات .
٩- سجل قائد الفرقة //و هو السجل الخاص بقائد الفرقة و الذي يدون فيه شخصياً كل ما يتعلق بعمله مع الفرقة و ما أنجز من أعمال و ماهو في طور الإنجاز و يدون فيه كل شاردة وواردة في ما يخص أفراد الفرقة و أدواتها و أنشطتها و أهدافها المستقبلية و ما يتعرض له العمل من أمور طارئة، ولابد أن يكون مسك هذا السجل حصري بيد القائد و لا يطلع عليه أحد من أفراد الفرقة نظراً لما قد يحتويه من معلومات حساسة .
هذا هو التصور العالم للسجلات الرئيسية و المهمة التي يجب تنظيمها لكل فرقة ، و بالامكان كما ذكرنا سابقاً لقادة الفرق اظافة سجلات أخرى بما تقتضيه مصلحة الفرقة و بما يسهم بتحقيق الأهداف و اعمام الفائدة الكاملة منها و بما يلائم احتياجات و أنشطة الفرقة المختلفة .
القائد الكشفي
مالك سويد
إرسال تعليق